À partir du 1er septembre 2024, les présences au travail devront être enregistrées dans le secteur du nettoyage en Belgique.

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Pour cette inscription, l’Office national de sécurité sociale (ONSS) a introduit un nouveau service en ligne en septembre 2024 : Check In and Out at Work. Ce service est spécialement conçu pour simplifier l’enregistrement des présences sur les chantiers de construction et dans le secteur du nettoyage. Tout comme le système d’enregistrement de CleanJack. Le système veille à ce que l’obligation d’enregistrement s’applique de manière efficace et conviviale.

En quoi consiste exactement l’enregistrement des présences ?
Les travailleurs, les indépendants, les intérimaires et les stagiaires sont tenus d’enregistrer le début et la fin de leurs activités. Ils doivent donc s’enregistrer sur le lieu de travail lorsqu’ils commencent à travailler et s’enregistrer lorsqu’ils cessent de travailler. Ils doivent également enregistrer leurs pauses. Cet enregistrement est essentiel pour obtenir une image claire de la présence physique du personnel sur le lieu de travail.

En tant qu’employeur ou client, vous partagez la responsabilité de l’enregistrement avec l’entreprise de nettoyage. Chaque entreprise de nettoyage doit informer son personnel de l’obligation d’enregistrement et mettre en place un système permettant à ses employés de s’enregistrer. L’entreprise de nettoyage est également responsable du transfert correct des données à l’ONSS.

Dans quels cas l’enregistrement des présences est-il obligatoire ?
L’enregistrement est obligatoire pour les activités qui ont « pour objet le nettoyage d’un bien immobilier pour le compte d’un tiers ». Cela signifie que tout nettoyeur effectuant des travaux dans ces conditions doit se conformer à la législation en vigueur. Pour un chantier soumis à l’obligation d’enregistrement, vous devez également déposer une déclaration préalable de travaux. Cette obligation générale permet d’avoir une vision claire de la présence de personnel sur le lieu de travail.

L’obligation d’enregistrement pour les activités de nettoyage s’applique indépendamment de la taille du contrat, ce qui signifie que tant les employés à temps partiel que les employés à temps plein doivent s’enregistrer. Le type d’enregistrement et la méthode d’enregistrement automatique doivent être clairement communiqués afin que toutes les personnes concernées soient bien informées. Des informations actualisées sur les procédures d’enregistrement sont essentielles pour s’assurer que tout le monde respecte les exigences légales.

 

Quels sont les avantages d’un logiciel d’enregistrement des présences ?
Chez CleanJack, nous constatons que de plus en plus d’entreprises et de responsables optent pour un système d’enregistrement des présences. Avec un tel système, vous avez toujours les bonnes informations à portée de main. Vous pouvez voir en un coup d’œil qui est présent où et vous avez un aperçu direct de la présence et de l’absence des employés. Ce système permet de créer des fichiers numériques, ce qui est essentiel pour avoir une bonne vue d’ensemble du nombre de personnes présentes dans le bâtiment.

Les visiteurs peuvent facilement s’inscrire et quitter le bâtiment grâce à un système d’enregistrement. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble claire et actualisée des employés et des visiteurs présents dans le bâtiment.
Autre avantage : l’agent ou le responsable du FAFS dispose toujours d’informations importantes sur le nombre de personnes présentes. En cas d’urgence, par exemple en cas d’incendie, il est essentiel de disposer d’informations rapides et actualisées. Cela aide les services d’urgence et garantit que le personnel et les visiteurs peuvent quitter les lieux en temps utile.
Enfin, les registres de présence peuvent contribuer à une planification efficace du personnel. Pour toutes les entreprises, il est important d’enregistrer la présence du personnel et des autres utilisateurs dans un système. La meilleure façon de rendre les présences transparentes est de travailler avec une solution intelligente et d’opter pour une application d’enregistrement, par exemple. Cette solution vous évite d’utiliser de la paperasse pour l’enregistrement des présences, ce qui permet d’économiser du temps et de gérer le temps de travail.

 

Check In et Check Out at Work : nouveau service en ligne pour l’enregistrement des présences
Dans Check In and Check Out at Work, vous consultez, en tant qu’employeur, les inscriptions de votre personnel. Avec l’application CleanJack, l’enregistrement est simple et efficace. Chaque agent d’entretien peut télécharger gratuitement l’application CleanJack sur son téléphone via Google Play ou le Playstore d’Apple. Les inscriptions sont automatiquement enregistrées dans le système CIAO via le système CleanJack. Cela facilite grandement les choses.

CleanJack propose également une solution permettant au personnel de s’enregistrer à l’entrée et à la sortie avec un badge. Dans ce cas, un boîtier d’horloge est placé sur le lieu de travail. Ce boîtier est relié au système de gestion CleanJack et au système CIAO.

Qu’est-ce que le Check In and Out at Work signifie pour le secteur du nettoyage ?
Toute personne effectuant des travaux de nettoyage sur un lieu de travail doit être enregistrée conformément à la nouvelle législation belge. L’obligation d’enregistrement incombe à la fois à l’entreprise qui met quelqu’un au travail et à la personne qui effectue le travail. L’employeur doit informer l’employé de l’obligation de s’enregistrer sur le lieu de travail. Cela peut se faire, par exemple, au moyen d’une affiche sur le lieu de travail.

Cette législation ne concerne pas toutes les activités qui relèvent de la compétence de la Commission paritaire du nettoyage. Elle ne concerne que les activités dont l’objet est de nettoyer un bien immobilier pour le compte d’un tiers.

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